Документообмін міжбібліотечний (внутрішньодержавний) – обмін документами між бібліотеками, органами науково-технічної інформації та іншими установами в межах однієї країни.

Головною метою Д. м. (внутрішньодержавного) є доукомплектування діючих фондів бібліотек та звільнення їх від зайвих дублетних і непрофільних документів.

Д. м. здійснюється за такими напрямами: обмін поточними виданнями бібліотек або установ, при яких вони функціонують; обмін іншими виданнями; безоплатне передавання документів з однієї бібліотеки в іншу; реалізація документів.

Для здійснення Д. м. при бібліотеках створюються обмінні фонди. Такі фонди існують досить давно, адже в процесі діяльності книгозбірень постійно утворюються зайві дублетні і непрофільні видання, які завжди доцільніше обміняти на потрібні чи передати безкоштовно іншим бібліотекам, ніж зберігати  чи знищувати (списувати в макулатуру). Цими фондами бібліотеки тривалий час оперували на свій розсуд, чіткої регламентації дій і правил не існувало. Крім того, при передаванні документів бібліотеки стикалися з великими труднощами, зокрема, в усіх бібліотеках безоплатне передавання документів можна було здійснювати лише з дозволу відповідного центрального відомства, що гальмувало процес обміну.

Важливе значення для розвитку Д. м. мало прийняття в 1959 р. спеціальної Постанови Ради міністрів СРСР “Про використання книжкових фондів бібліотек”, за якою міністерствам, відомствам та іншим організаціям було надано право безкоштовно передавати літературу із фондів одних бібліотек іншим, незалежно від їх відомчого підпорядкування. З 1959 р. документообмін став регламентуватися «Інструкцією Міністерства культури СРСР про порядок безплатної передачі з фондів бібліотек міністерств, відомств і організацій літератури, яка не використовується». З метою активізації і координації Д. м. при державних, республіканських, обласних, центральних бібліотеках різних міністерств і відомств створювалися обмінні фонди, що здійснювали перерозподіл документів у відповідній мережі бібліотек.

В УРСР обмінні фонди створювалися при відділах комплектування бібліотек. Згодом у багатьох бібліотечних установах вони виділилися в окремі групи, сектори, відділи, залежно від обсягу обмінного фонду та щорічних операцій з обміну і перерозподілу документів. З 1971 р. обмінні фонди за розпорядженням Міністерства культури УРСР зняті з балансу бібліотек, що посприяло значній активізації перерозподілу документів.

Особливої сили Д. м. набрав у 1976–1980 рр., коли в мережі державних масових бібліотечних установ відбувалася централізація та впорядковувалася депозитарна система зберігання документів, унаслідок чого було виявлено велику кількість зайвої дублетної та непрофільної літератури. За час централізації в республіці перерозподілено понад 5 млн. творів друку.

З набуттям Україною незалежності право документообміну між бібліотеками було підтверджено Законом України “Про бібліотеки і бібліотечну справу”, в статті 4 якого зазначається, що держава стимулює взаємовикористання бібліотечних ресурсів, зокрема через систему обмінних бібліотечних фондів. Водночас, відповідно до статті 18 цього закону, “документи, що не входять до Державного реєстру національного культурного надбання України, можуть бути передані безкоштовно із фондів одних бібліотек іншим або реалізовані”. На виконання зазначеного Закону України було розроблено і затверджено Наказом Міністерства культури і туризму України від 23 березня 2005 р. за № 152 інструкцію “Про організацію та порядок обміну, перерозподілу і розповсюдження документів серед бібліотек України через систему обмінних фондів”, що зареєстрована  в Міністерстві юстиції України 30 березня 2005 р. за № 347/10627.

Обмінні фонди бібліотек мають значний потенціал у процесі формування та поліпшення якісного складу діючих фондів книгозбірень України. За неповними статистичними даними в Україні функціонує близько 200 обмінних фондів, сукупний обсяг яких становить близько 5 млн. примірників документів. Щорічно через систему обмінних фондів перерозподіляється близько 2 млн. документів. Всього з часу проголошення незалежності в Україні за неповними даними перерозподілено близько 35 млн. документів.

Провідну роль у Д. м. України відіграють національні, державні, центральні (обласні, районні) бібліотеки країни, що надають методичну допомогу з питань документообміну та координують перерозподіл документів у бібліотеках відповідних мереж, територій.

Методичним і координаційним центром з питань обміну та перерозподілу документів серед публічних бібліотек України є Національна парламентська бібліотека України. Кожного року відділом обмінного і резервного фондів НПБУ перерозподіляється більше 200 тис. документів. Щорічно НПБУ одержує і узагальнює статистичні дані про роботу обмінних фондів України і аналізує стан документообміну міжбібліотечного (внутрішньодержавного)  в бібліотеках України, надає консультативну допомогу в організації цього процесу.

Важливу роль в активізації документообміну відіграє інформаційна робота. Традиційними формами якої є інформаційні бібліографічні списки і картотеки, зведені каталоги, інформаційні повідомлення у пресі, розміщення інформації про документи ОФ в Інтернеті, на веб-сайтах та використання електронної пошти і телефонного зв’язку для передавання інформації щодо книгообміну. До 90-х років ХХ ст. в Україні існувала централізована система інформації з книгообміну. Центральні бібліотеки республіки регулярно готували зведені каталоги обмінних фондів бібліотек: Республіканська бібліотека УРСР ім. КПРС – з суспільних та гуманітарних наук, Харківська державна наукова бібліотека ім. В. Г. Короленка та Державна науково-технічна бібліотека Держплану УРСР – з питань техніки і промислового виробництва, Одеська державна наукова бібліотека ім. О. М. Горького – з питань природознавства і атеїзму, Республіканська медична бібліотека ім. Д. І. Ульянова – з питань медицини і охорони здоров’я. Проте  через значне підвищення поштових тарифів на пересилання видань цю роботу було призупинено.

З початку XXI ст. у діяльності з Д. м. з’явилися нові напрями. Якщо раніше через обмінні фонди між бібліотеками перерозподілялися шляхом книгообміну в основному зайві дублетні і непрофільні видання, то тепер значну частку перерозподілених видань складають документи, що були подаровані різними установами, фондами, приватними особами. З 90-х років ХХ ст. через більшість обмінних фондів центральних бібліотек здійснюється розповсюдження документів серед бібліотек у рамках державних, регіональних та інших програм поповнення бібліотечних фондів, зокрема таких, як: “Українська бібліотечна серія”, “Національна програма випуску соціально-значущих видань”, “Державна програма розвитку і функціонування української мови на 2004–2010 роки”, “Фінансова підтримка культурологічних видань та видань літературно-художнього напрямку”, “Українська книга” та ін.

Обмінні фонди є не лише джерелом документообміну, а й джерелом надання гуманітарної книжкової допомоги. За рахунок видань з обмінних фондів певна допомога у комплектуванні фондів надається бібліотекам дитячих будинків, інтернатів, громадським організаціям ветеранів, інвалідів, медичним оздоровчим закладам, військовим частинам, пенітенціарним установам тощо.

Законом України “Про бібліотеки і бібліотечну справу” (1995 р.) бібліотекам надається право через обмінні фонди реалізовувати документи, що не замовлені по документообміну.

Син.: Книгообмін міжбібліотечний (внутрішньодержавний).

Про використання книжкових фондів бібліотек : Постанова Ради міністрів СРСР від 5 січ. 1959 р. // Довідник бібліотекаря. – Х., 1977. – С. 35.

Закон України “Про бібліотеки і бібліотечну справу” : (Станом на 20 лип. 2000 р.) : Офіційне вид. – К. : Парлам. вид-во, 2000. – 22 с. 

Інструкція “Про організацію та порядок обміну, перерозподілу і розповсюдження документів серед бібліотек України через систему обмінних фондів” : Затв. наказом М-ва культури і мистецтв України 23.03.2005  р. № 152 ; Зареєстровано в М-ві юстиції України 30.03.2005 р. за № 347 /10627 // Документні ресурси бібліотек : (Законодавчі, інструктивно-регламентуючі та метод. матеріали). – К., 2005. – С. 75–81.

Кришевич Т. В. Обмінні фонди бібліотек УРСР / Т. В. Кришевич // Бібліотекознавство і бібліографія.  – Х. , 1991. – Вип. 30. – С. 74–79.

Кришевич Т., Косова Т. Обмінний і резервний фонди Національної парламентської бібліотеки України: сучасний стан і завдання на перспективу / Т. Кришевич, Т. Косова // Бібліотечна планета. – 2006. – № 2. – С. 19 –22.